まだ最終形ではないと思いますが、医者になって34年経過した私の書類整理法について、振り返ってみます。
若手医師であった80年台。パソコンはあったけど、ネットのない時代。
文書や文献はコピーして保存しており、それを必要時にいかに容易に見つけられるかが重要でした。
医学論文は著者名順にファイルに入れて管理していました。なかなか使い易い整理法だったと思っています。
文具にも試行錯誤をしましたが、「ファイルボックス＋ハンギングフォルダ」の組み合わせが良かったですね。
プラスチックの箱に、二つ折りのフォルダを引っかけるように吊して並べ、その中に書類を入れる方式です。
今世紀に入り、世の中には文書整理の武器が出そろってきました。
「インターネット」と「ドキュメントスキャナ」と「PDFファイル」と「Evernote」です。
自由にネット検索ができるようになると、いちいち文献のコピーを手元に置く必要がなくなりました。
文書はスキャンしてEvernoteのようなソフトで管理すれば、文書の中身まで検索できるようになりました。
いまでは、職場や自宅のあちこちにスキャナを配置し、文書は何でもとりあえずその場でスキャンしています。
ドキュメントスキャナはさらに進化し、文書の内容を読み取って勝手にファイル名を付けてくれたりします。
システムトラブル等にも対応できるよう、スキャンしたファイルはEvernoteとDropboxで二重に管理します。
ペーパーレス化をめざしてはいますが、スキャンしてた文書の原本を、必ず捨てるとは限りません。
重要な文書や記念の品は、手元に残しておきたいからです。その考えが片付けの敵なのですが、しょうがない。
で、その重要書類や記念品等をどうやって保管するのかで、実は今なお試行錯誤が続いているのです。
分類作業はなるべく避けて、しかし容易に検索・閲覧ができるためには、どうすべきなのか。
実は昨日までは、クリアファイルを使っていたのですが、今日からハンギングフォルダに切り替えました。
奇しくも前世紀の管理法に戻ってしまいましたが、でもこのアナログな手法が、けっこう使いやすいのです。